Zadania na stanowisku:

Prowadzenie Sekretariatu

1.       ObsÅ‚uga korespondencji przychodzÄ…cej do Szpitala i wychodzÄ…cej

2.       Segregowanie i przekazywanie korespondencji do adresatów na terenie Szpitala

3.       ObsÅ‚uga firmowej poczty elektronicznej oraz strony internetowej Szpitala

4.       Redagowanie pism

5.       Drukowanie, kopiowanie, faksowanie i kompletowanie dokumentów

6.       ObsÅ‚uga poÅ‚Ä…czeÅ„ telefonicznych

7.       Ewidencjonowanie obiegu dokumentów zgodnie z wewnÄ™trznym procedurami Szpitala oraz archiwizacja

8.       Prowadzenie dziennika korespondencji zewnÄ™trznej i wewnÄ™trznej Szpitala

9.       Przyjmowanie, rejestrowanie i wysyÅ‚anie pism wychodzÄ…cych

10.   Prowadzenie książki nadania listów poleconych

11.   Prowadzenie rejestru wysyÅ‚anych listów zwykÅ‚ych

12.   Prowadzenie rejestru zarzÄ…dzeÅ„ Dyrektora Szpitala i innych dokumentów wewnÄ…trzzakÅ‚adowych

13. Opracowywanie projektów zarzÄ…dzeÅ„ Dyrektora Szpitala w porozumieniu z wÅ‚aÅ›ciwymi merytorycznie pracownikami

14. Przechowywanie i archiwizacja zarzÄ…dzeÅ„ Dyrektora Szpitala i innych aktów wewnÄ…trzzakÅ‚adowych

15. Publikacja zarzÄ…dzeÅ„ Dyrektora Szpitala i innych dokumentów wewnÄ…trzzakÅ‚adowych na platformie informacyjnej Szpitala

16. Przekazywanie kopi zarządzeń Dyrektora Szpitala odpowiednim pracownikom Szpitala

17. Okresowa kontrola zarządzeń Dyrektora Szpitala i ich uaktualnianie w porozumieniu z właściwymi merytorycznie pracownikami

18. Przechowywanie i archiwizacja dokumentacji i korespondencji dotyczÄ…cej dziaÅ‚ajÄ…cych w Szpitalu ZwiÄ…zków Zawodowych

19. Przechowywanie i archiwizacja uchwaÅ‚ Rady SpoÅ‚ecznej Szpitala, uchwaÅ‚ Senatu UWM w Olsztynie oraz innych aktów prawnych wydanych przez organy UWM w Olsztynie w sprawach dotyczÄ…cych Szpitala.

20. Organizacja, obsługa administracyjno-biurowa oraz protokołowanie posiedzeń Rady Społecznej Szpitala.

21.   Prowadzenie rejestru przypadków zastosowania przymusu bezpoÅ›redniego u pacjentów

Reprezentowanie Szpitala

1.       Przyjmowanie i obsÅ‚uga interesantów Szpitala

2.       Organizacja zebraÅ„, konferencji oraz spotkaÅ„ sÅ‚użbowych Dyrekcji Szpitala

3.       Serwowanie poczÄ™stunku dla goÅ›ci Szpitala, organizowanie cateringu

Wsparcie Dyrekcji Szpitala

1.       Prowadzenie terminarza spotkaÅ„ i zadaÅ„ Dyrekcji Szpitala

2.       Umawianie spotkaÅ„

3.       Organizacja wyjazdów sÅ‚użbowych (bukowanie biletów lotniczych, rezerwacja hoteli, wynajem samochodów itp.)

4.       SporzÄ…dzanie raportów i protokoÅ‚ów

5.       Przygotowanie dokumentów i materiaÅ‚ów

Pozostałe zadania związane z prowadzeniem sekretariatu

1.       Zaopatrywanie sekretariatu w materiaÅ‚y biurowe

2.       Zaopatrywania sekretariatu w artykuÅ‚y spożywcze (kawa, herbata, woda mineralna itp.)

3.       DbaÅ‚ość o przÄ…dek w sekretariacie i gabinetach Dyrekcji Szpitala.

Warunki:

• Forma zatrudnienia i stawka wynagrodzenia do uzgodnienia,
• Czas pracy: peÅ‚en etat;

Wymagania:

• WyksztaÅ‚cenie Å›rednie,
• znajomość oprogramowania Microsoft Office,
• mile widziane doÅ›wiadczenie na tym samym lub podobnym stanowisku;

Oczekiwania:

• Zachowanie najwyższej starannoÅ›ci przy wykonywaniu Å›wiadczeÅ„ okreÅ›lonych umowÄ…,
• StaÅ‚y kontakt z pracownikami szpitala w celu zapewnienia prawidÅ‚owego wykonywania zadaÅ„,
• Odporność na stres,
• UmiejÄ™tność planowania i organizacji,
• Sumienność, dokÅ‚adność, terminowość w wykonywaniu zadaÅ„,
• Otwartość, komunikatywność;

Wymagane dokumenty:

• CV,
• dokumenty poÅ›wiadczajÄ…ce wyksztaÅ‚cenie,
• inne dodatkowe dokumenty o posiadanych kwalifikacjach i umiejÄ™tnoÅ›ciach.

Dokumenty aplikacyjne należy przesłać na adres e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub złożyć osobiście w sekretariacie Szpitala